Laatimispäivä 19.12.2018
Kilpa- ja huippu-urheilun tutkimuskeskus
Rautpohjankatu 6
40700 Jyväskylä
Puhelin: 020 781 1500
Y-tunnus: 1574321-0
Maarit Valtonen ja Tuomas Vihinen
Yhteystiedot virka-aikana:
Maarit Valtonen: maarit.valtonen@kihu.fi, +358505900268
Tuomas Vihinen: tietosuoja@kihu.fi, +358405881282
Urheilijoiden potilastietokanta
KIHU tekee yhteistyötä suomalaisten huippu-urheilijoiden kanssa. Yhteistyön olennaisena osana on urheilijoiden terveyden seuranta ja sairaanhoito liikuntalääketieteen erikoisalalla. Tämä edellyttää asianmukaisten terveystietojen ja potilasasiakirjamerkintöjen tallentamista sähköiseen potilastietokantaan.
Tietoja käsittelevät KIHUn terveydenhuoltohenkilöstö sekä Suomen Olympiakomitean terveydenhuollon, psyykkisen- tai ravintovalmennuksen asiantuntijat.
Käsittely on tarpeen ennalta ehkäiseviä tarkoituksia varten, lääketieteellisiä diagnooseja varten, terveyshuollon hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään Acute-potilastietojärjestelmällä, johon on pääsy vain em. asianmukaisilla henkilöillä, jotka kirjautuvat järjestelmään henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla.
Rekisteriin on tallennettu urheilijoiden henkilötiedoista nimi, henkilötunnus, sähköposti, osoite, puhelinnumero sekä kutakin rekisteröityä koskevia terveystietoja ja potilasasiakirjamerkintöjä.
Rekisteriin tulee tiedot pääsääntöisesti KIHUn omassa toiminnassa urheilijoiden kanssa tehdyissä mittauksissa sekä urheilijoiden itsensä luovuttamina tietoina. KIHUn potilastietokanta tulee olemaan myös yhteydessä KANTA-järjestelmään.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Tällaisia tapauksia ovat mm. EU:n tai ETA:n ulkopuolella järjestettävät kilpailutapahtumat tai harjoitusleirit, joilla edellä kuvattu terveydenhuoltohenkilöstö tai muut asiantuntijat joutuvat käsittelemään henkilötietoja rekisteröidyn palvelemiseksi.
KANTA-järjestelmän kautta potilaan tietoihin pääsee tutustumaan urheilijan hoitoon osallistuvat terveydenhuollon ammattilaiset.
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Potilastietojen käsittelyssä käytettävä Acute-järjestelmä täyttää nämä kriteerit.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Käytännössä tämä tarkoittaa lukittua kaappia, johon asiattomilla ei ole pääsyä.
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastusoikeutta voidaan rajoittaa laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys tässä selosteessa mainittuun yhteyshenkilöön. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu, ja osoitettu rekisterin asioita hoitavalle henkilölle.
Rekisteröidyn terveystietojen säilyttämisaika on Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) mukainen.
Tiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia niille määriteltyjen käyttötarkoitusten näkökulmasta, ellei lain mukaiset velvoitteet tätä estä. Tiedon säilytyksen tarpeellisuus arvioidaan vuoden välein.
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
